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浅谈企业档案的开发利用

董浩


摘 要:文中结合唐山港集团档案管理工作实际,从提高档案利用水平的角度介绍了企业档案信息化建设情况,描述了港口档案开发利用的几个典型案例,提出了企业档案开发利用的努力方向,旨在为同行业优化档案开发利用工作提供参考。

关键词:企业档案;开发利用;档案信息化

中图分类号:G472.4            文献标识码:A            文章编号:1006—7973(2019)08-0048-02

唐山港集团主导运营的唐山港京唐港区始建于1989年,2018年货物吞吐量突破3亿吨,是国家《水运“十三五”发展规划》重要港口,集绿色港口、智慧港口、多式联运港口三个交通运输部示范工程于一身。

企业档案管理是记录企业建设发展历程的一项基础性工作,其有效的开发利用可以有力支撑企业各项工作的开展。建港30年来,随着档案资料不断积累,形成了文书、工程、设备、会计、人事、预算、照片、奖牌、奖杯、锦旗等十大类目,档案数量已经突破6万余卷(件)。2014年,唐山港集团档案馆顺利通过河北省档案局组织的企业档案工作目标管理5星级认定,连续多年获得唐山市档案管理先进单位。笔者结合工作实际,粗浅谈一谈对档案开发利用的认识。

1 档案开发利用方式

如何从纷繁复杂的档案资料中迅速获取有价值的信息,提高档案利用效率,成为一项重要课题。我们在建立档案利用效果评估机制、加强档案编研的基础上,实施了档案利用信息化“三步走”。

第一步是实现档案信息系统的上线运行。唐山港集团档案馆于2012年启动了档案信息化建设项目,2013年,唐山港集团档案信息管理系统正式启用。该系统采用的是企业档案管理较为常见的C/S(Client/Server)、B/S(Browser/Server)相结合的架构。C/S实现了档案数据的存储和调取,馆藏档案通过上传服务器和客户端构成了档案信息管理系统。B/S实现了档案数字资源通过浏览器在线利用,构成了档案资源共享平台,为档案的开发利用提供服务。借助此系统,员工可以进行在线档案查询和借阅,极大提高了工作效率。

第二步是实现档案信息系统与办公自动化系统的连接。自2013年起,公司所有发文与收文全部通过办公自动化系统(以下简称“OA系统”)进行流转,这样在OA系统上便形成了数量可观的电子文件,如何将这些电子文件直接转化成档案信息系统中的数字档案,成为档案开发利用工作的一个关键需求。2014年,档案馆通过开发系统接口模块,打通了档案系统和OA系统的连接。同时,持续进行纸质档案扫描,不断充实档案系统数字资源,用户从此可以在档案系统中直接浏览历年归档文件。

第三步是实现档案信息系统与所有信息系统的连接。随着企业信息化、智能化、智慧化水平的不断提升,信息资源开始从纸张走向数字,所有管理信息系统所产生的数据资源都是档案的一部分。为此,我们正在结合智慧港口建设,致力于档案信息系统与企业大数据平台的连接,目的就是让档案资源变得更加丰富和更加容易获取。

2 档案开发利用的典型案例

在港口建设发展的不同时期,有着不同的工作“主流”。建港初期,工程建设是主流;码头运营后,业务拓展是主流;港口改制后,建立现代企业制度、推进企业上市是主流……但无论主流是什么,都离不开“深藏功与名”的档案管理和利用。

2.1实物档案印证“北方大港”

早在1919年,伟大的革命先驱孙中山先生在其《建国方略·实业计划》一书中提出了振兴中华的六大计划,第一大计划就是“筑北方大港于直隶湾”。孙中山去世后,1929年9月,民国政府建设委员会华北水利委员会编印的《华北水利月刊》编辑了一期“北方大港”专号,收集了当时民国政府及社会各界对“北方大港”的详尽论述,虽然孙中山先生的“北方大港”计划在后来的整个民国时期一直停留在讨论阶段,但也真切反映了一代伟人和众多有识之士对国家命运的积极探索。这期专号后来被编印成册,被命名为《北方大港》,保存在唐山港集团档案馆中。在这本珍贵的历史文献中,全文引用了《建国方略》北方大港段,明确记载了北方大港所在的位置:“兹所计划之港,为大沽口、秦皇岛两地之中途,清河、滦河两口之间,沿大沽口、秦皇岛间海岸岬角上”,辅之以孙中山先生亲手绘制的港口地理示意图,清晰地证明“北方大港”港址正是今天唐山港京唐港区所在地。

2.2文书、会计、工程档案支持企业上市

2006年,唐山港集团启动了上市工作,企业上市所需的各类资料非常多,涉及公司的方方面面,但一言以蔽之,就是要让证监会参与评审的专业人士从这些资料中看到企业的发展价值。由于档案具有强大的凭证作用,能够证明企业价值最有说服力的就是企业档案,所以大量的评审资料都需要从档案馆查找,特别是文书档案、会计档案、工程档案,直接反映一个企业的组织架构、财务状况、建设规划等核心要素,这些档案的保存质量和查找效率直接影响企业上市的工作进展。2010年,唐山港集团在上海证券交易所成功上市,4年间查找、调取、复印的各类档案资料在上市成功后便独立形成公司上市专项档案,成为上市过程的历史见证。

2.3 设备档案服务绿色港口和智慧港口建设

2008年起,唐山港集团就开始有计划推进绿色港口建设,2015年被交通运输部列入全国首批绿色港口示范工程。“十三五”期间,唐山港集团启动实了智慧港口建设。在此背景下,档案馆里的设备档案被频繁调取,主要集中在门机、斗轮机、岸桥、拖轮等港机设备资料,从软件到硬件,大量的设备档案形成了庞大的利用空间。在绿色港口和智慧港口建设中,成熟的档案借阅系统、丰富的馆藏资源、良好的储存条件、热情的服务态度为各种设备的智能化、节能化改造提供了强有力的档案资料支持,節省了大量的咨询费、维修费、改造费,获得了港口技术人员好评。

2.4.人事档案推进人力资源的合理配置

人事档案是个人社会经历和实践活动的全部记载,反映了个人业务能力、职业道德和文化素质。港口的发展壮大关键在人,在这一方面,人事档案的作用从未缺席。唐山港集团档案馆保存了自建港以来完整的人事档案资料,通过人力资源管理系统和人事档案记录的完美结合,公司可以动态掌握每一名员工的经历、特点、业绩、潜能等信息,有助于更加合理配置人力资源,最大化地发挥员工才能,提高企业的核心竞争力。

2.5各类档案促进企业文化建设

2019年,唐山港京唐港区迎来了建港30周年,公司高标准建设了唐山港集团展厅,编制了30周年港史,承载着唐山港发展艰辛历程和辉煌成就的一幅幅照片、一段段文字,都是档案资源开发利用的丰硕成果。展厅建设和港史编辑,对外将充分展示唐山港“艰苦奋斗、自强不息、事事求好、敢为人先”的企业精神和“以现场保市场,以市场促现场,客户利益最大化”市场理念,对内则是加强党的建设、弘扬企业文化、激励员工成长的教育平台。

3 档案开发利用的努力方向

企业档案开发利用的目的就是促进企业发展。从唐山港集团档案开发利用现状出发,今后将从以下几个方面努力:

3.1推进企业隐性知识资源的收集

隐性档案资源深藏于隐性知识中,难以模仿,有利于形成核心竞争力。隐性知识的收集可以通过以下途径:一是扩大企业档案的收集范围,采用多种途径收集档案信息。例如,公司员工的各种建议、解决某个项目难题的成功经验、进行某项科研的研究手稿等。二是成立知识评审专家组。为避免扩大收集范围而带来的信息冗余,企业档案管理部门可以联系相关部门或领域的专家成立知识评审组,在一定周期内,将所收集的档案信息交给专家组进行评审,选出有价值的隐性知识。三是应当注意收集和保存好日常工作交流所形成的电子记录,并用于今后工作经验的总结。四是应当注意企业外部档案信息的收集,并形成数据库,如竞争对手档案、客户档案、市场环境档案等。

3.2推进企业档案的数字化

将企业各类档案资源转化为能够在网络环境下阅读和传播的形式是加快企业档案知识共享的基础,只有建立数量足够庞大的数字资源池,开发利用才会变得更加便捷。企业档案数字化主要有两方面,一是要推进纸质档案的数字化,这是一项驰而不息的工作,既要把以前归档的纸质档案进行扫描著录,还有在今后的档案接收过程中注重数字档案的接收,随时将纸质档案进行数字化。二是要推进档案信息系统与其他各类企业内部信息系统的沟通互联,尽可能把数字资源收集全。

3.3推进企业档案的宣传

企业档案管理部门应在企业内部各个部门及各个员工之间,利用各种高效的信息工具,更好地整理、组织和传播企业档案信息。特别是要加大对企业档案资源的宣传,加强企业档案信息检索的技巧培训,讲好档案开发利用故事,吸引更多的员工形成利用档案资源促进工作开展的意识,提升员工参与档案利用的积极性。

总之,企业档案的开发利用是提升档案工作价值的一项基础性工作,促进企业档案的开发利用需要多管齐下,扎实的馆藏基础、便捷的检索技术、丰富的数字资源、良好的用户互动等都是促进档案开发利用必不可少的条件,我们需要在工作中不断加强交流、总结经验,让企業档案更好服务于企业发展。

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