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云笔记Wiz在科技查新中的应用举隅

〔摘 要〕面对技术环境不断发展的潮流和趋势,图书馆科技查新的手段需要创新。云笔记以云计算为基础,以知识管理为使命,契合图书馆科技查新的需求。论文阐述了云笔记Wiz在图书馆科技查新中应用的4个方面:查新流程云改造、查新档案云管理、查新主体云协作、查新知识云培训;结合这几方面的实践分析云笔记Wiz在图书馆科技查新中的应用价值,总结经验,以期抛砖引玉。
〔关键词〕云笔记;知识管理;云培训;科技查新
DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2015.07.018
〔中图分类号〕G25262 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2015)07-0093-05
〔Abstract〕Facing the technology development trend,the library science and technology novelty search means should be changed.Cloud notes which based on cloud computing technology and took the knowledge management as the mission;coincide with the needs of library science and technology novelty search.The paper expounded four aspects of the cloud notes Wiz in library science and technology novelty search,namely:Novelty business process reengineering,Novelty archive management,Novelty body Collaboration and Novelty knowledge training which all based on cloud note Wiz.Combined with the several aspects of the practice,the article analyzed the value of using cloud notes Wiz.
〔Key words〕cloud note Wiz;knowledge management;cloud training;cloud novelt yretrieval
高校图书馆查新机构是我国科技查新的重要组成部分,在科研活动中的作用日益明显[1]。面对技术环境不断发展的潮流和趋势,图书馆科技查新的手段必须创新。国内多家图书馆查新机构利用AJAX、J2EE、Web、ASP等技术建立了查新管理系统[2],发挥了积极的效益。近年来,云计算、大数据等新技术的出现,为科技查新业务的转型升级带来了新的机遇[3]:如戎文慧、张昱[4]等提出 “云查新”的概念;丁思思[5]对“云查新”服务体系的建设进行了探索;王磊、付立波[6]等论述了云计算环境下深化科技查新服务的举措。
从文献上看,云计算在图情领域尤其是科技查新领域的应用和研究还处于始创阶段,缺乏实践支撑。图书馆作为非营利性的服务机构,往往难以承担大量的资金投入以及技术风险[7],是重要的因素之一。因此,在用户需求的驱动下,引入开源或企业级云计算方案成为图书馆的自觉选择。典型的案例包括基于VMware vSphere虚拟化技术构建图书馆云服务平台[8-9];基于亚马逊AWS云服务的数字图书馆云服务基础设施构建[10-11];基于开源Hadoop的云移动信息模型[12];基于XENServer的数字图书馆云服务平台实现[13];基于XCP的虚拟化云平台[14]等。但整体来看,这些新平台较少涉及图书馆科技查新领域,因此云服务介入查新过程成为云计算应用的一个新的增长点。
1 云笔记Wiz概述
11 现状分析
云笔记以云计算为基础,旨在帮助用户解决数字笔记的跨平台跨时空管理问题,它是一种轻量级云服务,投入低、风险小,非常适合图书馆等公益性机构使用。云笔记已然超越其固有的记录、获取、分享、整合的基础功能,其应用不断扩充,服务触角日益延伸。其中,罗秀娟[15]探讨了云笔记Evernote在科研工作者个人知识管理以及开展学科化服务工作中的应用;付永华[16]对数字图书馆阅读笔记云分享系统进行了研究;杨治容[17]分析了数字笔记管理工具在高校图书馆中的应用;MOOCs中国也将云笔记Wiz作为重要的知识管理工具进行了介绍。
不难看出,研究者总是不自觉地将云笔记与知识管理联系起来。科技查新作为典型的知识服务过程,云笔记为其提供了适合的实践场域,使二者的“联姻”成为可能。一方面,查新知识大量存在于查新员的头脑、行为、经验中,由于难以表述、难以规范[18],其价值往往得不到充分利用;另一方面,查新人员因离退休或者岗位更迭等原因,也容易造成知识价值的流失。云笔记的引入,能够发挥其固有的知识服务能力,建构起鼓励知识分享和交流的组织文化。
12 功能特点
云笔记Wiz是一款云服务笔记平台,也是基于资料进行沟通的协作工具。云笔记Wiz在知识管理中的应用价值主要体现在知识的快速获取、快速共享和快速利用3个方面[19]。从功能上看,云笔记Wiz具有碎片化和智能化两大方面的典型特征。
121 碎片化
云笔记Wiz采用多级目录进行笔记管理;采用群组进行笔记共享;采用权限控制进行笔记协作;采用评论和消息机制进行互动。从媒体形态上,云笔记Wiz支持Windows、Mac、Linux,也支持iPhone、iPad、Android。查新员无论是在PC,还是在手机或者平板上都可以方便地记录个人查新实践中发现的问题,记录日常的经验总结;从信息入口上,云笔记Wiz内置了各种功能接口,可以实现与邮箱、微博、播客、微信、网页等主流互联网应用平台之间的互通互联,并将各种渠道的碎片化知识笔记化。
122 智能化
云笔记Wiz支持多种特色化的功能,例如:在绑定微博后,查新员在评论里写下“@mywiz”,微博内容会自动保存到个人笔记中,你的笔记你做主,无须担心被人删除原微博;查新员可以随时随地将微信录音以笔记附件形式保存,还可以将录音转化为文本;查新员能够充分利用微信便捷的功能和强大的生态圈,随时随地转存到个人笔记;云笔记Wiz还支持IFTTT功能,定义“If This Then That”的智能触发条件,实现查新知识的智能化管理[19]。
2 云笔记Wiz在科技查新中的应用案例
21 查新流程云改造
211 查新委托笔记化
查新委托单是查新报告办理必备的材料,它通常由委托人信息、查新点、科学技术要点、参考文献、关键词等构成。查新委托单的在线填写是查新管理系统的基本功能。现有查新管理系统绝大多数采用B/S结构设计,云笔记Wiz采用标准的Html格式存储,二者可以无缝对接。因此,采用Wiz模板技术可以将查新委托单笔记化。其具体过程为:(1)新建笔记,制作标准化的查新委托单,一般是由〈table〉、〈th〉、〈tr〉、〈td〉等构成的html表单。(2)查新委托单另存为Wiz特有的模板格式ziw文件(如查新单ziw),将该文件保存在Wiz笔记安装目录:\templates\new下,重启Wiz。(3)在Wiz新建笔记下拉列表菜单,即自动增加“查新单”子菜单选项。通过客户自填或查新受理员代理填写的方式,即可快速实现标准化的查新单。
笔记化的查新单可供查新机构受理人员代填,也可以由查新员过Wiz笔记的同步机制发送给查新委托人自行安装。借助Wiz云端共享机制,可实现一次设置,永久可用。
212 查新派题自动化
派题是将查新课题分配给不同检索人员的过程[20]。为了利用Wiz完成派题,查新管理员需要利用云笔记Wiz中的“团队&群组”功能,建立相应的群组,并进行必要的配置,查新派题的过程可以分为以下几个步骤:
步骤1:查新管理员在Wiz笔记中建立个人文件夹,如“我的查新委托”,专门存放已经受理的查新委托。
步骤2:查新管理员在Wiz笔记/个人笔记/标签下定义查新委托单属性。查新员通过甄别和筛选,赋予该查新项目以相应的属性标签,需定义的有关属性和包含关系如图1所示。类别标签分为省级、市级、校级标签;年度标签,表示查新项目受理的年份,如果某查新机构查新项目较多,相应年度下还可以定义季度子标签或者季度月份子标签;学科标签分为人文、理工、医药等;时效标签,表示客户要求的查新项目完成周期,如3个工作日为加急项目,7个工作日为普通项目等;分配标签表示该查新委托单分配的情况,可按照查新员的姓名定义标签,同时增加待分配标签。云笔记Wiz支持开放性的标签定义,各查新机构可根据自身的需要定义或修改相关标签内容。
步骤3:查新员在Wiz笔记“团队&群组”建立群组,建议采用查新人员名称的方式命名,并把查新管理员账号添加到该群组中。
步骤4:查新管理员通过云笔记Wiz的分享功能,将个人笔记中的查新委托单分享给相应的查新员,并把该查新委托单属性标签修改为对应查新员的名称,即可完成查新派题。整个过程表面上看稍显繁琐,但事实上标签定义和群组创建只在首次使用时配置,后续操作仅通过简单的分享以及标签设置两个步骤即可。多级标签的定义让整个查新委托单变得更加丰富和立体。首先,查新管理员可快速了解某个年度、某种类别的查新委托数量(云笔记Wiz提供了通过标签自动统计功能);其次,专业分组[21]是提高查新服务质量的有效举措,查新管理员可以根据查新委托单的学科标签实现查新项目的分组指派。
22 查新档案云存储
查新资料的科学归档、管理和索引是实现查新科学管理标准化的重要指标。云笔记Wiz通过其Wizsync同步工具,可以实现查新资料的跨终端同步存取和访问。云笔记Wiz具备完善的存储和索引机制(如图2),确保了查新档案存储的安全、可靠、高效。
221 服务器端同步机制
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