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微信公众号在基层业务档案利用中的应用策略

李伟旭

当前,基层业务部门的档案工作已成为基层业务部门服务公众的窗口。基层业务部门应用微信公众号开展档案利用服务,能够有效融合微信公众服务渠道,充分发挥基层业务档案的信息指导作用,优化基层业务档案信息服务模式,展树高效务实政府基层部门形象,成为基层业务工作的强大助力。

一、微信公众号在基层业务档案利用中的应用分析

微信公众号因其成本低廉,传播迅速,应用灵活,贴近民众等特点,成为档案利用的发展趋势,在国内外各级档案局(馆)已有成熟应用。

(一)微信公众号信息传播优势

1.成本低廉,可持续性强

微信公众平台的开设、维护、更新等所需的资金成本低廉,几乎为零成本。开设后能够持续进行信息推送或用户服务,可长期多次使用,并且随着用户人数逐步增加,其影响力也逐步扩大。

2.精准定位,沟通灵活多样

通过扫描二维码关注公众号的用户,已经过初步的信息筛选,其兴趣点和利用需求与公众号主题相符,同时微信公众平台可对用户进行分组,这将为信息推送圈定高精准度的用户群体。微信公众平台在图片、文字、视频的基础上,增加了语音传播,在单一对外发送的基础上,还存在强大的与用户交流互动功能,用户除了接收信息外,还可以使用聊天功能输入文字、图片、视频及语音信息,有利于公众号管理方接收用户反馈和需求,并随之调整信息推送内容及策略。

3.高效推送,多次方辐射传播

微信公众号通过一对多的传播,直接将消息推送到手机,迅速完成100%的达到率,在符合用户兴趣点或需求点的情况下,消息的收看度也非常高。用户随时可以通过微信的“朋友圈”或转载、转发及“@”等功能来将内容分享给好友,无形中便将更多感兴趣的用户加入到关注群体中来。这将使具有相同兴趣点的用户不断自主自动增加,用户群的增长就像滚雪球一样的呈现多次方辐射状态。

4.贴近民众,顺应用户习惯

智能手机和微信软件的普及是微信传播的硬性基础,移动互联网将微信的传播优势最大化,微信用户群以前所未有的速度迅速增长,人们对手机媒体的依赖程度也越来越高。随着当前生活节奏加快,微信公众号的碎片化消息推送,符合当前用户利用碎片化时间随时随地阅读的习惯。

(二)微信公众号档案利用现状分析

根据档案学习网(www.wdjj.cn)截止到2017年8月的统计数据,已开通微信公众号的国家和省级档案局(馆)19个,市级档案局(馆)65个,区县级档案局(馆)38个,高校相关档案馆25个,其他(城建、学会、杂志及个人等)档案微信公众号27个,各类公众号共计173个。从以上数据可以看出,微信公众号在各级档案局(馆)中的应用已成为发展趋势,但目前基层业务部门应用微信公众号开展档案利用服务仍为空白。

二、微信公众号在基层业务档案利用中的应用策略

(一)转变观念,开拓长期可持续服务阵地

基层业务部门认清形势,转变观念和作风,充分利用微信公众号的传播优势,明确微信公众号在档案利用工作中的重要作用,以微信公众平台的应用和推广为主要努力方向,是优化工作方式的重要举措。这需要结合已开通微信公众号的档案局(馆)的成功作法,档案主管部门从基层业务科室的实际出发,带头转变观念,与时俱进,对在微信公众号上开展档案利用服务提出要求,形成套路,做出示范,并在基层业务科室中予以广泛推广指导应用。同时基层业务科室也要积极探索微信公众号档案利用的工作模式,不断创新工作方法,采取有效措施,丰富形式内容,提高基层业务档案信息应用价值,开拓长期可持续地档案信息服务阵地。

(二)顶层设计,集约高效设立微信公众号

基层业务科室开设微信公众号要以集约化、精简化为原则,一个部门原则上只开设一个账号,或根据实际需求几个部门联合开设同一账号,尽量做到“一号多用”。此举主要目的是确保开设的微信公众号能够保持经常更新,内容充实,能够长期维护开办下去,避免因一事一号后疏于维护或内容匮乏,从而产生“僵尸帐号”或“空壳账号”。相关主管部门要具有统筹管理,顶层设计的管理意识,将已开设的微信公众号登记在册,对需要新增公众号的部门或单位予以审核。对于短期的、暂时性的档案利用需求,以合并到现有帐号为主。

(三)规范管理,深挖档案编研信息价值

按照“谁开设、谁应用、谁负责”的原则,由开设部门负责微信公众号的日常管理、维护、更新,在档案的搜集、整理、归档、编研、发布、利用等环节,要建立完善的管理机制,树立责任意识,层层把关,严格审核,确保基层业务科室对外利用档案信息客观稳妥、剔除敏感信息,并严格遵守《档案法》《政府信息公开条例》、保密制度等规定,在政策范围内实现档案信息广泛共享。基层业务包括法制、民生、节能、环保、公众服务等多个方面,既有满足广大受众对基本知识普遍知晓的共性需求,又有面向不同受众群体自身内在的独立需求。基层业务科室要明确微信公众号的功能和定位,从用户较为集中的兴趣点出发,对利用率高的档案信息资源进行高精度编研提炼,深入挖掘信息指导价值,形成受众喜闻乐见或常用实用的高质量对外发布信息,让用户产生信息依赖,培养阅读习惯。

(四)协同联动,提高档案利用服务效率

以简化工作程序和便于开展工作为主要原则,统筹整合现有资源,并根据业务部门的实际需求,予以合理分配。对于发布档案信息涉及多个部门的,可由部门联动,在多个帐号中同时分别发布;对于重要的更新推送信息,可提前沟通协商,在其它相关帐号中转载,从而扩大档案信息服务范围和提升宣传影响力,营造整体联动、集体发声、互补呼应的基层业务档案微信公众号矩阵体系。各基层业务微信公众号主办部门要按照业务对口或属地管理原则,接受相关主管部门的业务统筹指导和宏观管理。

(五)无“微”不至,扩展特定的档案用户群

基层业务部门开设微信公众号后,要通过向公众公布微信号或是二维码来添加用户。微信号或二维码可公布在日常各级上传下达的文件或对外公告中,由文件接收部门及有关人员按要求添加;也可以把线上和线下结合起来,通过开展形势多样和内容丰富的主题活动来吸引更多的受众,如通过线下有奖扫描二维码或填加微信公众号等方式吸收初始用户,通过线上有奖问答、竞赛活动等不断吸引新增用户,积极营造用户的参与感和融入性,不断增强微信公众号的凝聚力。通过以上途径添加的用户主要为基层业务相关人群或对档案利用感兴趣的潜在人群,而他们正是基层业务档案利用的定向人群。

(六)分类锁定,增强档案利用的精准度

在基层业务档案信息的推送服务中,要把握针对性和適用性两个原则。目前微信公众号已具备分组推送功能,基层业务部门可根据行业、专业等各种因素对用户群进行分组分类,在发送消息时,发送对象可选择全部用户或按分组选择,从而将信息推送给特定组别。在未分组的情况下,也可以选择特定地域、年龄、性别等因素分类发送。基层业务部门可根据不同层次、类别的用户,推送具有较高针对性和适用性的信息。这一强大功能成为实现基层业务部门精准化信息服务的有利条件。如面向上下级职责部门推送文件信息,面向普通受众推送政策、知识等普及信息;面向业务群体推送专业性信息等。基层业务部门同时要保持与用户的互动,采集归纳用户的兴趣、需求点,不断调整信息服务手段和策略,进行针对性地信息编研和推送。从而提高基层业务档案利用工作的精准性和适用性。

始于需求,忠于内容,止于用心。对于基层业务部门来说,准确把握基层业务档案利用工作规律,根据用户需求精耕细作传播内容,通过长期经营,逐步积累,打造出优质高效可持续的档案信息服务平台。此项工作举措,既是在当前新媒体环境下的低成本高效能的明智选择,也是基层业务部门展树高效务实政府形象的良好契机,为基层业务档案利用拓展出新型便民服务渠道。

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