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“数字中国”视野下档案工作研究策略

邢小美

一 、引言

2015年12月,习近平总书记在出席第二届世界互联网大会时强调“中国正在实施‘互联网+行动计划,推进‘数字中国建设”,标志着“数字中国”成为未来数十年中国信息化发展的目标。2017年12月,在中共中央政治局就实施国家大数据战略进行第二次集体学习时,习近平总书记强调,大数据是信息化发展的新阶段,海量数据对于经济发展、社会治理、国家管理与人民生活都产生了重大影响。为了适应推进国家治理体系和治理能力现代化的背景以及顺应我国经济进入高质量发展时代,我们要增强利用数据为生产生活服务的能力,把握大数据发展规律。

“数字中国”覆盖经济、社会、文化、生活等方方面面,对经济发展方式转变、产业转型升级、创新社会管理、保障和改善民生、提升国家竞争力发挥至关重要的作用,其作用得以发挥,离不开背后海量数据的支撑。政治、经济、文化、社会、生态等各个方面管理活动的开展,一方面涉及人财物的管理,另一方面还涉及对数据的管理。数字化条件下,我国管理工作,正实现着从事后总结经验和教训,演变为以文件、档案信息为依据的精细化的事前与事中控制,实现以客观实际为基础,不断进行科学决策,而且这一发展趋势正逐渐取代传统的粗放式的“一拍脑袋做决策”。档案的本质属性就是原始记录性,我们档案工作追求的目标就是确保与业务活动相伴而生的记录的真实、完整、安全,以此为基础促进其利用,辅助科学决策。

档案工作者具有长于管理与业务活动相伴而生的记录的职业优势,因此在建设“数字中国”的时代背景下,档案工作者的职业定位应为管理各行各业业务活动中产生的数据,确保数据质量、维护数据安全、加强数据开放,为依托于数据开展的各项业务活动提供基础性支撑。

二、“数字中国”视野下档案工作面临的变化

(一)档案数据大量产生

2018年12月15-16日在北京召开了第九届电子文件管理论坛,从其中的主题发言可以看出档案界对单轨制的欢迎和目前單轨制已经在一些地区、机构有所应用,并取得较好成效。直接以电子方式运行和保存电子文件逐渐成为业内共识。推行单轨制的一个结果是在业务工作中产生的文件全部都是数字信息,大大助力了档案的“增量电子化”。

除了各类组织机构正在建立与自身业务活动相适应的信息系统,在业务活动中产生大量业务数据。随着智能技术的广泛应用,利用各种传感器、微处理器等感知技术也在产生大量客观数据,这一发展趋势意味着人类社会活动将实现“全数据”的覆盖。我国是世界第一人口大国,并已成为世界第二大经济体,人口13亿多,法人单位1100万,人口和经济规模决定了我国是世界数据资源大国。因而伴随业务活动产生的具有原始记录性的档案数据也会大量产生。

(二)档案数据的安全面临挑战

大数据环境下,档案数据管理主要基于非关系型数据库,保存的主要是非结构化数据。因为数据无时无刻不在产生,产生的领域也极其广泛,面对体量如此巨大的数据,再追求档案数据的结构化实属不易。在当下的环境中,档案数据来源众多、类型丰富,因为产生于分散的各个角落,数据质量不易控制,容易因为技术或人为原因导致产生虚假数据而难以发现,而且数据大多是产生于电子设备,若设备故障、外部突发状况(如断电)或人为操作失误而造成数据缺失,难以补救;数据在收集、管理、利用的过程中,会存在不法收集数据、用户隐私泄露、数据被非法窃取等安全问题。

(三)档案数据的利用方式发生变革

以数据化形式产生、传输、存储、利用档案,极大地拓展了档案利用的边界。云计算在促进跨时空、跨地域数据资源共享,实现数据流通、消除数据孤岛方面有独特优势。技术的发展不仅使得档案数据能在更大范围内发挥价值,而且促使多领域、多层面的数据资源实现连通,创造新价值。当下环境的档案数据的开放与提供利用,较之数字档案馆的档案提供利用,具有档案资源来源更广泛、利用主体和需求更多元、利用方式更便捷深化、可形成可视化成果和可对利用行为进行实时记录、分析、预测等优势。

(四)档案工作者的角色、思维、意识都要有所改变

档案工作者所追求的不再是类似“仓库保管员”的角色,而应积极有为,对与业务活动相伴而生的档案数据进行收集、管理,规范数据格式、保障数据质量和安全;认识数据的价值,更加关注对数据进行挖掘分析,提高利用效率,满足用户需求,同时也要平衡好数据利用与隐私保护,尊重数据来源方的数据权益,在法律规定范围内尽量扩大开放范围,以实现档案数据价值;改变狭隘的数据观念,倡导数据开放共享,推进跨区域数据共享平台的建设,寻求与各方面、各领域的合作。

(五)档案人知识结构需要更新

档案数据大量产生、档案数据安全面临威胁、档案数据利用方式发生变革以及档案工作者自身角色、思维、意识面临发生转换的需求都推动着我们改善档案人的知识结构、提升工作技能、培养创新型档案专业人才,以适应时代的呼唤。

三、“数字中国”视野下档案数据管理目标

(一)保障数据质量

档案管理工作在享受着数字化、信息化、智能化带来便捷的同时,也面临着数字文件易改、易丢、难以长久保存的危机。如作为国内人工智能行业领军企业的科大讯飞研制出的档案机,就将人工智能技术与档案工作实践相结合,助力了档案现代化,一方面创新了档案的记录方式,另一方面激活了档案利用方式。这是人工智能技术与档案深度融合给我们档案工作带来便利的生动体现。但不容忽略的是,我们在享受数字化、智能化带来便利的同时,也面临着数据质量更加难以保障的危机。

档案数据要发挥其作用,首先必须保证其质量,唯有其是真实、完整的,档案数据的证据价值、决策价值才有可能得以实现,即我们才有利用档案数据的必要性;而只有其是可读、可用的,档案数据才有发挥其价值可能性。目前诸如存证云、百度取证等电子存证平台大量涌现,正在取代档案部门进行数据的取证工作,如果档案部门缺乏合法、合规的措施和技术手段来保障归档过程和归档后档案数据的质量和可用,那么即使随着单轨制实施以及各级各类组织机构建立的信息系统中伴随业务活动而产生大量档案数据,其也不具备利用价值,档案工作便会被边缘化。

(二)维护数据安全

“数字中国”的建设首先要求切实保障国家数据安全,加强政策、监管、法律对于国家关键数据资源的保护能力,增强数据安全预警和溯源能力。2019年数据安全管理办法(征求意见稿)出台,其中第十七条规定:“网络运营者以经营为目的收集重要数据或个人敏感信息的,应当明确数据安全责任人。数据安全责任人由具有相关管理工作经历和数据安全专业知识的人员担任,参与有关数据活动的重要决策,直接向网络运营者的主要负责人报告工作。”从中可见数据安全的重要性。而档案数据作为决策活动的依据其内容的真实、安全需要给予更强的保障,而要实现这一目标,需要技术的支撑。

档案工作虽然涉及的是数据内容的管理,但需要与技术部门密切合作以确保数据内容的真实有效、完整可靠、可用安全,档案数据的安全保障贯穿档案管理全过程,因此我们需要了解系统开发设计的一些理念和方法,与档案学专业知识结合,判断业务流程的各个节点是否会存在安全风险,并提出预防的对策。管理和技术是一体的,将我们擅长的档案管理与技术知识加以结合,更能保障档案数据的安全。此外还必须注意对记录了方方面面社会活动过程及结果的数据的真实性和完整性进行鉴别,要确保数据的安全、真实、完整,在当下的环境下,具体了解数据安全、软件安全、组件安全、系统安全等知识对档案工作者来说是必要的。

(三)加强数据开放利用

档案管理的最终目标是实现档案利用,公共档案数据的开放以及同类档案数据的聚合利用都更利于发挥数据的价值,此举不仅利于提高政府透明度和公信力,改进政府服务水平,便利人民生活,也能促进企业利用数据提质增效,实现产业的健康发展,提供高质量的服务。政府在数据开放中扮演重要角色,对数据赋能起到关键作用:一方面,通过网络等数字基础设施建设,帮助家庭、企业、政府部门等各个社会主体更好地实现数字化,进一步扩大数据来源;另一方面,不断破除体制机制障碍,支持市场主体创新,打破数据壁垒,最大程度实现数据的开发利用,推动数字经济快速发展。

在数据共享和整合中,需注意一些问题,如不同平台产生数据的格式统一、交换标准、所有权归属问题等;进行数据开放共享,必须在法律法规的框架下进行、需要获取用户授权、确保数据安全、加强监管,明确数据产生、流转、利用等各环节的责任者、明确数据衍生产品的权利归属等问题以及当下比较突出的数据开放与用户隐私保护的问题,以上问题的解决都需要档案工作者具备法律意识和法律知识,着力解决好档案数据的开发利用与尊重用户的数据权益之间的矛盾,能提醒自己时刻注意避免法律纠纷和适时寻求专家的协助。

同时,为了发挥档案数据的价值、更好地实现档案服务,需要我们关注用户,不管最终服务对象是谁,都需要我们具有一定的信息(数据)服务能力,这要求档案工作者掌握数据的分析、挖掘技术和统计学知识,类似现在已经在互联网企业应用的比较成熟的需求预测、精准营销的数据分析技术,能帮助我们从海量数据中精确定位到能满足用户需求的信息,助力用户实现科学决策、自主创新,赢得竞争优势。

四、“数字中国”视野下改善档案工作者知识结构的策略

(一) 明确档案学自身定位

明确档案学自身定位是指我们要抓住时代发展的大势,在高质量发展时代发挥档案学人的光和热。首先需要我们对新时代档案和档案工作有一个清晰的认知,即档案数据在各行各业、方方面面源源不断地产生,我们作为伴随业务活动产生的、记录活动过程和结果的、规范化管理的档案数据的管理者,必须为实现数据驱动决策、更好实现数据价值做出努力,不仅要确保数据的质量、还要从供给端出發提供真正能满足需求的数据。

其次,在新的时代,要认识到技术和革新给我们档案工作带来的变化,需要重新梳理档案、档案工作、档案学的内在逻辑;发挥自身长于管理的职业优势,强化沟通合作意识,以人之长补己之短,通力合作,为大数据驱动科学决策奠定坚实基础。

档案学是一个应用学科,档案学发展的基础动力就是解决实践中提出的问题,适应时代的发展要求。我们的档案学理论也是从具体的档案工作实践中萌发并成长起来的,先进的档案学理论因要解决实践提出的问题应运而生,并在指导实践活动的过程中不断修正、补充、完善,趋向合理。因此倡导档案人才选择一个感兴趣的行业长期追踪,对行业的发展历程进行梳理,探究随实践活动发展而不断提出的新的需求,有利于深入地理解目前该行业给我们档案工作提出的挑战。

(二)优化档案学课程设置

档案学的课程设置是以档案学人才培养目标为指导的,开设档案学专业的高校设置什么类型的课程,取决于想要培养什么类型的人才。从上述分析可以看出,在追求高质量发展的时代,要求档案人具备档案学专业知识、技术知识、行业(实践)知识、法律知识,因此需要学校设置相应的课程来提升学生这方面的能力,以适应时代发展的呼唤。

在原来开设的档案学专业核心课程的基础上,应在本科生和研究生的课程设置中加入计算机专业的系统设计、软件设计、涉及网络和系统安全,数据分析和统计学等专业必修或选修课程,为熟悉数据的产生、安全保障、利用等打下基础;配之以讲座、实践活动等非课程形式,结合案例讲授实践中的数据利用、开放等涉及的问题和纠纷,了解取得的成就、借鉴经验教训,确保数据的利用、开放合法合规进行。提升档案学学生关注实践,获取行业知识的本领,可以通过借鉴推广“递进式”实践教学模式,即在档案学专业本科教育中,理论教学和实践教学应注重融会贯通、相互促进。倡导学生关注某一行业的发展历程,关注该行业领域的运作流程及产生的数据类型、保证数据安全、提升数据服务能力。

需要注意的是,我们要追求不是档案学专业学生在上面所提的课程知识做到与该专业学生一样,透彻掌握计算机知识、统计学知识、法律知识,这不可能也不现实,将来的时代必定是一个寻求分工和协作的时代,档案人要找准自己固守的职业阵地即确保数据质量、服务用户、辅助决策,而这一目标的实现需要我们与相关的人员进行合作,这需要我们了解相关的知识,而不是盲目下功夫,如此才能事半功倍。

(作者单位:河北大学管理学院)

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