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高职院校基建档案管理存在的问题及对策研究

黄丽萍

摘 要:本文通过对高职院校基建档案的特点进行详细的阐述,结合当前管理过程中出现的不足之处,探讨科学的解决问题对策,推动基建档案工作效果的优化,为基建项目建设和后期运行维护的高效开展提供有效支持,为教学工作的顺利开展提供基础支持。

关键词:高职院校;基建档案;管理;问题;对策

基建档案是基建项目建设和运行维护的关键凭证,对院校教科研活动的正常推进具有关键作用。高职院校作为技能人才培养的主要渠道,对基础建设的要求较高,需要相关的专业设施对相关教学和技能实践活动提供支持。档案资料作为相关项目高效运行的关键凭证,对学校运转提供有效的数据依据。

一、高职院校基建档案的特点

基建档案资料是对基础建设推进过程中形成的相关数据信息实现全面的收集和整理,形成专业的资料形式,为相关活动的高效推进提供有效的数据依据。基建档案管理具有较强的专业性,需要对项目设计、施工、使用和维护中的相关技术数据和文件资料进行精确的管理,从而实现标准的凭证效果。高职院校的基建档案管理工作中具有较强的特殊性,基建项目需要与教科研工作进行高效结合,使基建项目能够充分体现专业教育效果,需要管理部门能够充分结合教学实际,进行相关资料信息的全面收集。

二、高职院校基建档案管理存在的问题

1.对基建档案管理工作缺乏有效的重视

学校管理机构对基建档案缺乏有效的重视,并不能充分了解到档案管理的重要作用,缺乏相应的支持和投入,使得相关的资料数据得不到全面的收集和科学的分析,无法形成准确的数据分析结果,不能对相关决策的制定和推进形成有效的参考效果。同时,基建档案管理涉及到学校管理运行和基建项目推进的各个环节,需要相关职能部门严格遵守相关的档案管理规范,对档案资料进行及时的收集整理。由于学校整体对基建档案的重视程度较低,使得各个档案管理环节不能得到有效的支持,档案收集和整理过程较为混乱,严重影响资料的真实安全。随着教育改革的深入推进,传统的以纸质载体为主的资料呈现形式已经不能适应学校运转的需求,特别是相关设计、施工技术的快速发展,传统的管理模式面临严峻的挑战,较为落后的管理思路已经不能保持较好的管理效果,需要档案管理部门能够充分结合学校基建活动的实际情况,积极引进先进的管理思想和技术手段,提升基建档案管理水平。

2.基建档案管理制度不夠完善

基建档案管理对基建项目的设计和施工具有较强的参考作用,为基建管理的高效开展提供有效的支持,但是其涉及到项目建设和使用维护的各个环节,需要进行针对性的标准制定,以保证相关工作能够符合项目建设运行的实际需求。在当前的管理活动中,具体的工作流程无法得到有效的规范,不能形成针对性的工作标准,现有的档案管理制度不能结合实际的基建工作需求进行科学的调整,不能形成较好的管理效果。同时缺乏有效的监管机制,无法做到对管理流程的全面监管,使得管理过程中存在的问题不能得到及时发现和解决,不能保证相关活动能够按照制度规章进行执行。

3.基建档案的利用率

基建档案在基建工程的建设和项目管理过程中起到有效的参考作用,能够作为施工和管理工作开展的重要指导依据,对档案的高效使用能够为相关基建决策提供有效支持。而当前的基建档案的利用率较低,在相关基建决策的制定项目推进阶段,不能对基建档案的重要性形成有效的认识,使得基建档案的效用得不到有效的发挥,造成相关基础投入的提升。管理部门缺乏有效的主动意识和职能,不能为需求者进行高质量的服务活动,只能进行简单的查询和调用,无法充分实现相关要求。档案存储管理相对混乱,大量的纸质资料极大提升了管理难度,不利于管理效果的提升,无法对相关资料进行准确的定位和维护,制约使用效率的提升。

4.信息化水平不足

随着信息技术在高职院校管理运行中的高效应用,使得大量的数字化信息数据随之出现,档案管理部门需要对数字化档案进行全面的收集和处理。基建项目规模和技术水平的不断增大,使得以人工收集、整理为主的档案管理模式已经不能满足基建项目的实际需求,需要对管理模式进行数字化的转变。但是当前的基建档案管理工作信息化程度相对较低,相关基础设施和网络建设相对落后,使得相关管理工作不能借助信息设备进行执行。而网络通信体系的架设存在不足,使得数字化的资料数据不能实现高速的传输和共享,不能保证档案管理的时效性。在实际的管理工作中,仍然存在大量的纸质资料,需要进行有效的管理和维护,提升管理成本,在数字化载体转变过程中缺乏相应的设备和技术支持,不能实现资料数据的数字形式呈现。

5.工作人员专业素养的缺失

基建档案管理工作的内容较为繁琐,涉及到基建项目建设、管理和教学工作的各个环节,需要使基建档案能够充分满足教科研工作的实际需求。这就需要工作人员具有全面的知识能力,需要对建筑技能和相关学科的实际教学情况进行全面的了解,做到对资料信息的及时复核和科学管理。在当前的管理活动中,工作人员的技术水平还相对不足,不能有效掌握相关的知识,无法推动工作的高效开展。工作人员不具备相应的信息技术能力,严重制约着信息化管理模式的实现。

三、高职院校基建档案管理问题的解决对策

1.加强对基建档案管理的重视

学校要提升对基建档案的关注,提供相应的支持和投入,实现相关工作的高效开展。管理部门要积极转变传统的管理思路,正确理解档案管理的积极效果,提升对资料数据的研究力度,深入挖掘资料价值,积极引进先进管理思想和技术,提升管理水平。管理部门要提升服务意识,推动档案利用效率的提升,积极掌握学校发展形势和基建项目的实际情况,深入到建设管理一线,与管理施工人员进行积极的沟通交流,准确掌握项目进度和使用情况,形成科学的反馈,提升档案工作效果,为相关决策的制定和教科研活动的开展提供有效的数据依据。新时期,在大数据背景下,进行基建档案管理应当实现信息化建设,这要求档案管理人员树立科学的信息化理念,制定科学的档案信息化管理方法,认识到档案信息化管理对于高职院校发展的重要性,认识到信息化的优势,树立正确的档案信息化管理理念。高职院校要认识到对档案管理进行档案信息化管理的重要性,积极引进先进的技术和软件提高档案信息化管理水平。在运行档案管理时,要注意调查市场上的需求发展,对高职院校的基建档案资料和管理情况进行分析,降低风险发生率;重视对职工信息化意识的培养,能够认可开展的档案信息化管理方法和措施,能够配合相关工作的开展。尤其是档案管理人员,要树立信息化工作意识,强化对档案信息化管理技能的把控。

2.完善基建档案管理机制

管理部门要充分结合建设项目的实际进展和学校运行需求,实现对管理机制的科学完善,对各个管理环节进行科学的规范,对资料数据的收集、整理、存储、利用环节制定相应的标准,保证相关管理活动能够严格按照政策制度的规范进行高效执行。要落实责任机制,明确权责划分,针对具体的管理岗位,制定完善的工作制度,对管理活动进行科学的规范,保证管理制度的高效落实。健全监管机制,对工作中出现的情况进行深入分析,找到现状根源,对管理制度进行针对性的完善。项目建设是基建项目的重要环节,档案工作要充分结合项目管理要求,将项目建设资料收集整理写入合同,对项目相关的数据资料进行全面收集和科学分析,并对项目管理环节进行科学规范,保证档案工作对项目建设管理的高效落实,推动管理体系的高效建设。高职院校要建立以档案室为中心,以分管领导和专兼职档案员为骨架的档案管理体系。要调动管理人员的积极性,转变档案管理意识,提升岗位责任意识,让管理人员充分认识到档案管理的重要性和价值,从而可以主动创新档案管理模式,搭建专业化的档案管理组织,加强对档案资料收集的重视程度。同时,可以考虑档案资料的多样化特征,思考新的档案管理模式。管理人员还需要进一步优化档案管理结构和流程,关注档案信息的动态变化,以满足各个部门的需求,进一步提升档案资料的利用率。另外,高职院校还要保证有完善的基建档案资料,档案人员需要将对传统纸质的基建档案进行转化,转化为数字档案形式,将其中存在的大量有价值的数据信息进行相关性研究,对于其中价值较高、类型多样的基建档案,转化为结构化数据库形式,然后进行聚合、分类、分析和处理,检索数据之间的相关性,将混杂的档案信息变为“活的信息”,实现档案信息的高效整合、分析应用和资源共享。

3.加强管理信息化建设

大数据背景下,直接对基建档案进行单纯的库藏已无法满足基建档案建设和管理的需求,也难以满足各部门对基建档案资料的不同需求,所以要强化基建档案的信息化管理。基于此,基建档案部门要积极利用先进的基建档案管理技术,如声像技术、数据库技术、网络技术等建立基建档案数据库、基建档案管理系统、基建档案检索系统,对基建档案进行处理,形成不同范围、不同层次、不同区域的基建档案资料,然后经过细化分类、组织、整合等操作,逐渐落实信息化管理,将对基建档案的管理从面向基建档案实体管理转变为数字化信息资源管理,大大提高基建档案利用率,实现基建档案信息的增值。大数据的真正价值在于数据分析,如果只收藏数据不注重进行分析,只是对数据进行初步检索和简单统计处理,就无法体现出数据的价值,也就无法将之转化成有用的数字化成果。因此,高职院校要注重实用数据挖掘分析技术,对基建档案的巨量原始资料进行分类整理、综合挖掘、深度整合和数据分析,发现其中隐藏的价值内容,找出数据间的潜在联系,解除高职院校发展存在的信息孤岛问题,促进高职院校内部信息的传递和共享,展现基建档案数据的价值。比如,对用户信息进行数据挖掘,可以提取出用户的具体查阅信息,然后据此预测出用户的需求,针对其需求提供有针对性、有层次的个性化服务。

4.提升基建档案利用率

档案管理部门要转变传统的档案利用思想,提升服务意识和水平,积极利用先进技术优势,对档案资料进行深入的分析,准确提取其中的价值信息,形成全面的数字化数据库,通过网络途径实现对档案资料的远程使用。同时,对检索机制进行科学完善,为档案使用者提供有效的便利,结合其实际需求进行相关资料的准确定位,提升服务质量。要加强对基建档案的分析和整理,结合学校发展战略,为基建建设和管理决策提供有效的支持,充分发挥基建档案效用,为基建项目的推进提供科学参考。档案资料的高效运用对基建项目的高效推进起到积极作用,为相关建设和管理活动提供可靠的依据,需要档案部门要转变传统的利用思路,对利用环节进行科学优化,要合理利用技术手段,结合信息化管理系统的建设,优化档案利用功能模塊,使相关项目建设职能部门能够通过系统的访问实现对资料数据的远程调用,为基建项目建设管理提供有效支持。检索机制的优化是提升档案利用效率的重要基础,管理部门要充分结合学校管理活动和基建项目建设的实际情况,对检索机制进行针对性调整,对相关基建档案进行深入分析,准确提取其中的关键内容,对检索关键词进行优化,并结合档案查阅人员的实际情况进行关键词的准确推荐,为档案查阅活动的高效开展提供有效的便利。

5.加强档案管理队伍建设

档案管理部门要积极引进优秀档案管理人才和信息技术人才,推动管理效果的提升,强化管理队伍战斗力。加强对管理人才的培养力度,推动复合型人才的养成,优化培训机制,结合管理活动中存在的具体问题,进行针对性的培训计划,并对信息技术知识水平进行相应的培训,提升管理人员的技能水平。要转变传统的培训方式,利用信息技术手段,建设培训教育平台,使管理人员能够通过网络途径实现培训活动的高效参与,推动培训效果的提升。要加强对管理人员的思想教育,提升管理人员的思想意识,对其思想行为进行科学引导和规范,使其能够充分认识到自身岗位工作价值,将学校文化建设进行科学融入,激发管理人员的工作热情。要结合学校实际,有效提升管理人员的福利待遇。完善考评机制,对管理人员的工作能力和思想态度进行公正评价,建立完善的职位晋升通道,完善激励政策的设置,提升管理人员的工作积极性和责任心,提升档案管理队伍战斗力。

四、结语

基建档案管理是高职院校管理的关键环节,对教科研工作的高效开展提供有效保障。档案管理部门要积极转变传统管理思想,提升服务意识,科学利用信息技术优势,建设完善的信息化管理系统,对管理流程进行高效整合,实现对管理制度的科学优化,实现对管理活动的科学规范,保证管理制度的高效落实,推动管理水平的提升。

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